Cómo elegir un ERP para tu pyme

Antes de mirar programas: qué quieres resolver

Un ERP es el programa que reúne la facturación, la contabilidad, el stock, las compras y, según el caso, las ventas o los proyectos. Antes de comparar marcas, escribe en una hoja tres cosas:

1. Qué te duele hoy: doble tecleo, cierres que tardan días, stock que no cuadra, facturas que se pierden.
2. Quién lo va a usar: cuántas personas, con qué perfiles y a qué horas a la vez.
3. Qué no puedes cambiar: tu forma de facturar, tus tarifas, un proceso propio de tu oficio.

Con eso, cada criterio de abajo tiene una respuesta concreta y puedes descartar rápido lo que no encaja.

Ajuste a tu sector

Un ERP general sirve para facturar y llevar la contabilidad de casi cualquier negocio. Lo que cambia es lo que viene después: un taller necesita órdenes de reparación, una clínica necesita agenda y fichas de paciente, una tienda de moda necesita tallas y colores. Pregunta:

• ¿Cubre mi proceso de serie, o hay que desarrollarlo o comprar un complemento?
• ¿Usa mi vocabulario (orden, ficha, contrato, cuadrilla) o tendré que traducir mi oficio a su lenguaje?
• ¿Tiene clientes de mi sector que pueda llamar para preguntarles?

Si tu oficio tiene necesidades propias, mira si hay una página dedicada: en KUABIS, por ejemplo, la tienes por sectores.

Todo en uno o varias herramientas conectadas

Hay dos caminos y ninguno es siempre mejor:

• Todo en uno: un solo programa, un solo dato de cada cosa y una sola factura. Menos puntos de fallo, menos tecleo; a cambio, dependes de lo que ese proveedor haya construido.
• Varias herramientas conectadas: eliges lo mejor para cada área y las unes con integraciones. Más flexibilidad; a cambio, más mantenimiento, más proveedores y más sitios donde un dato puede quedar desactualizado.

Si optas por conectar, pregunta qué integraciones están incluidas en el precio, quién las mantiene y qué pasa cuando una de las partes cambia.

El coste total, no solo la cuota

La cuota mensual es una parte del gasto. Calcula siempre el coste de un año completo sumando:

• Licencias o suscripción, y cómo se cobran: por usuario, por tramo de facturación, por módulo. Un precio por usuario crece cada vez que alguien se incorpora; uno por tramo de facturación crece cuando facturas más.
• Módulos y complementos que no vienen incluidos y necesitarás desde el primer día.
• Puesta en marcha: migración de datos, formación y configuración. Hay proveedores que lo cobran aparte.
• Soporte, si tiene coste o nivel de servicio distinto según el plan.
• Cambios futuros: qué pasa con la cuota si añades usuarios, sedes o módulos.

Ejemplos de cómo varían los modelos: Odoo publica un precio por usuario y mes y deja claro que la implantación no está incluida; Business Central se cobra por usuario y se contrata a través de un partner; Holded ofrece planes con usuarios incluidos y algunas áreas como complementos de pago. Consulta siempre la tarifa vigente de cada proveedor, porque cambia.

KUABIS cobra por tramo de facturación anual y por accesos simultáneos, no por empleado registrado. Los detalles y una calculadora están en precios.

Impuestos y Veri*factu

En España esto no es opcional. Pregunta con precisión, porque «cumple con Hacienda» puede significar cosas muy distintas:

• Veri*factu: ¿el programa cumple el reglamento y puede darte su declaración responsable? Puedes leer qué exige en nuestra guía qué es Veri*factu y desde cuándo, en las fechas vigentes.
• Modelos de impuestos: ¿qué modelos calcula (303, 111, 115, 390, 347…) y cuáles presenta él mismo ante la AEAT? Calcular un modelo y presentarlo no es lo mismo.
• Facturas recibidas: ¿cómo entran las facturas de tus proveedores, y qué parte del proceso es manual?
• Tu asesor: ¿puede trabajar con tus datos de forma cómoda, y en qué formato?

Si quieres entender los modelos que más se repiten, tienes las guías del modelo 303 y del modelo 111.

Tus datos: dónde están y cómo salen

El ERP guarda tu facturación y tus clientes. Tres preguntas para cualquier proveedor:

• ¿Dónde se alojan los datos y quién tiene acceso a ellos?
• ¿Cómo se hacen las copias de seguridad y cada cuánto?
• ¿Puedo exportar todo (clientes, facturas, contabilidad) en un formato abierto si un día me voy?

La última es la que más se olvida y la que más pesa el día que quieras cambiar.

Soporte y acompañamiento

Un ERP no se instala: se pone en marcha. Averigua quién te ayudará el primer mes, por qué canal, en qué horario y con quién hablarás (una persona que conoce tu caso o un buzón general). Pide hablar con alguien que no sea comercial.

Migración: cómo pasas de lo que usas hoy

Casi nadie empieza de cero. Define qué hace falta traer y qué se puede dejar atrás:

• Clientes, proveedores y artículos con sus tarifas.
• Saldos iniciales de contabilidad y facturas pendientes de cobro y de pago.
• El histórico que de verdad consultarás.

Pregunta cuánto tiempo estiman, quién hace el trabajo, qué ocurre si hay datos con errores y cómo se valida que todo ha llegado antes de apagar el sistema anterior.

Checklist para comparar proveedores

Rellénala para tres proveedores y compara las respuestas lado a lado:

• Cubre mi proceso de sector sin desarrollos a medida.
• Precio de un año completo con mis usuarios, módulos y puesta en marcha.
• Cumple Veri*factu y lo puedo demostrar con documentación.
• Sé qué modelos de impuestos calcula y cuáles presenta.
• Sé dónde están mis datos y puedo exportarlos todos.
• Tengo un plan de migración con fechas y responsable.
• Conozco el soporte que tendré y quién me atenderá.
• Pude probarlo con mis propios casos, no con una demo genérica.

Un buen proveedor te dirá también cuándo no es la mejor opción para ti. Si solo oyes que sí a todo, desconfía.

Dónde encaja KUABIS

KUABIS es una plataforma de gestión empresarial pensada para pymes: facturación con Veri*factu, contabilidad, stock, ventas, y herramientas como correo, tareas, agenda y gestión documental con IA en el mismo programa. Se configura con las pantallas de tu sector y no es la mejor opción si necesitas funciones de grupo empresarial complejo.

Si quieres ver cómo se compara con otros, tienes las comparativas con datos fechados y fuentes, y la visión completa en la plataforma.